Виртуальный секретарь и колл-центр на аутсорсе

Если вы ищете нового секретаря в связи с расширением штата компании, стоит обратить внимание на одну из популярных услуг колл-центра City-Call — виртуальный секретарь.

С его помощью можно быстро организовать работу ресепшена, переключать звонки клиентов на нужного специалиста, сообщать потенциальным покупателям о времени работы каждого из отделов, информировать о самых популярных акциях, записывать запросы клиентов на определенные товары, услуги или личные встречи.

При этом со стороны клиента общение с виртуальным секретарем выглядит так же, как с обычным, работающим непосредственно в вашем офисе.

Однако в отличие от обычного сотрудника, контактный центр и виртуальные секретари от колл-центра City-Call примут звонки от ваших клиентов в любое время суток. Бесперебойный режим работы помогает обработать все заявки клиентов, даже если ваш основной офис во время звонка еще не открыт или время работы подошло к концу.

Представляясь от имени вашей компании, виртуальный секретарь выполняет те же функции, что и обычный секретарь на ресепшене:

Принимает входящие звонки

Операторы колл-центра на аутсорсе примут все входящие звонки, представляясь сотрудником вашей компании. А во время разговора с клиентом предоставят нужную ему информацию или справку. При необходимости секретарь перенаправит звонок на вашего специалиста — и у клиента сложится полное впечатление о том, что он позвонил в ваш офис и ему рассказали все, что нужно.

Передает информацию вашим сотрудникам в удобной форме, собирает статистику

Переключая звонок или принимая заявку на встречу, виртуальный секретарь внесёт в вашу CRM необходимые данные о клиенте: время звонка, контактные данные, детали запроса. Тем самым вы экономите время последующей обработки вопроса клиента.

Выполняет функции справочной

Многие телефонные звонки можно и нужно автоматизировать (например, при помощи IVR-меню и распознавания голоса, функции автодозвона). Однако если клиент предпочитает исключительно живое общение, виртуальный секретарь — отличное решение. Оператор вашего колл-центра на аутсорсе от City-Call не просто предоставит информацию клиенту, но и примет почту, факс или срочное сообщение.

Существенная экономия расходов

Нанимая секретаря в штат, необходимо обеспечить ему рабочее место, комфортную заработную плату, учитывать отсутствие на рабочем месте в выходные и праздники. Виртуальный секретарь лишен подобных недостатков, поэтому совокупная стоимость услуги может оказаться ниже, чем себестоимость найма сотрудника в штат компании.

Отсутствие сигналов «эанято» или «вне сети»

Наши линии связи надежны и способны выдерживать пиковые нагрузки. При этом операторы колл-центра на аутсорсе принимают звонки по многоканальным линиям, поэтому клиент не услышит сигналов «эанято» или «вне сети».

База знаний и скрипты разговоров

Перед стартом нового проекта мы вместе с вами подготовим соответствующую базу знаний для быстрого обучения операторов. Таким образом, ваш новый виртуальный секретарь будет хорошо разбираться в том, какой отдел компании отвечает за те или иные вопросы, какие типовые запросы клиентов следует изучить тщательнее.

Кроме того, мы запишем для вас скрипты разговоров, ведущих клиента к покупке или выбору услуги. Поэтому секретарь на аутсорсе будет знать, что и как говорить клиенту. А если запрос будет нетипичным, его можно быстро перевести на сотрудника вашего офиса, который занимается этим направлением. После чего можно добавить в схему работы новый скрипт разговора и обновить базу знаний, чтобы в аналогичном случае запрос клиента обрабатывался еще быстрее.

Предоставляем личный кабинет, записи разговоров и средства контроля работы операторов

Перед тем, как виртуальный секретарь начнет работу, вы получите доступ в личный кабинет, где будет собрана статистика по проекту. Общее количество звонков, записи разговоров, типовые запросы клиентов и многое другое вы получите по первому же запросу — как в личном кабинете, так и в той форме отчетности, которая вам более удобна.